ワークフロー(電子決裁)システム
皆さんのお勤め先では、ワークフローは使っていますか？
そうです、何か社内の決裁を取りたいときに、その内容を書いてPC上で申請するアレです。
パッケージ製品もあれば、フルスクラッチで作ったオリジナルなものまで様々だと思います。
特に大きい会社になればなるほど、大きい決裁内容になればなるほど、たくさんの審査者を経て最終決裁にたどり着くことになるかと思います。
今日は、特に若手の会社員の皆さんに、ワークフローで決裁得る際の心構えをお教えしたいと思います！
(スルドイ方はお気づきかもしれませんが、今日私が遭った嫌なことへのグチになります)
審査者はどんな人か
社会人たるもの、自分がこれから決裁を得たいと思ったとき、「このお伺いは誰の審査を通るんだろう？」と疑問に思わなければなりません。
そしてその人たちの”人となり”を考慮するのです。
気をつけましょう、要注意人物が4名いますよ…
「見ていない」おっさん
さぁ、あなたはお伺い書を書いて「申請」ボタンを押しました！
しかし、待てど暮らせどフローが進んだ気配がない…どうやらAさんで止まっています。
Aさん、○○申請の件ですが、Aさんで止まっているようなので、審査お願いできますか？
え？そんなの来てた？見てないよー？
a月b日xx時yy分にAさんに届いている申請です。決裁急ぎたいのでよろしくお願いします。
オッケー、やっとくねー
このやり取りをあと3回はやります。
一度お願いしてYesを取ったのに、結局やってないので頼みづらいですが再度お願いしましょう。
Aさんは審査することも仕事のひとつです、気を遣ってはいけません。心を強く持ちましょう。
「判断できない」おっさん
四天王のひとり、おっさんAをやっつけても安心してはいけません。
今度はBさんで止まっています…
Bさん、○○申請の件、決裁取ってお客さんに報告しなきゃならないんで…
ごん君さぁ、見たんだけどよくわかんないんだよね。あの内容だと判断難しいよ。
ここで、イラッとしてはいけません。なぜなら本当に申請内容がふわっふわで、ジャッジのしようがない時があるからです。
今一度自分の申請文書を読み返してみましょう。場合によっては事情を知らない別部署の同期社員などに読んでもらって理解できるか確認してみることも有効な手段です。
理解できる/判断してもらえる内容でしたか？そこが確認できたら、さぁ反撃です。
申請内容ですが、決裁いただきたい内容を明記してあり、その理由や背景をその後に記載しました。ちなみにX社さんへの提案内容に倣って作成しています。その際はご決裁いただけましたので、ご判断いただける内容になっているかと存じます。
あぁ、X社さんでもやってる内容なのね。そういうのも書いといてよー。
内容が一緒でも、本件に関係ないX社さんの名前を決裁文書に書けるわけねーだろ…
はい、Bさんも撃破です。
「聞いていない」おっさん
さぁ、お客さんへ回答する納期が迫っています。早く決裁をもらいたいですね。
ところが、今度はCさんで止まっていますよ…
Cさん、申請の件ですが…
あぁ、見たけど事前に聞いてないから審査しないよ。
「事前に審査者全員に相談してたらワークフロー回す意味ねーだろ」と正論でキレてはいけません。
日本企業のおっさんは「事前に聞いているかどうか」で露骨に態度が違います。
このCさんは「事前に自分にだけは相談してくれた」ことに喜びを見い出すタイプのようです。
とてつもなくめんどくさくて非効率ですが、次からは一声掛けておくようにしましょう。
バタバタしていて慌てて決裁を上げてしまっておりました…
次からはCさんに一報入れてから起票しますので、審査お願い致します。
そう？ごんちゃんホント頼むねー。今回は通すけどさー。
本当に申し訳ありません。審査ありがとうございます。
もうグッタリですね。でもここまでくればあと一息！頑張りましょう！
「忙しいんだ」おっさん
さぁ残るは四天王のラスボス、Dさんです。
審査も大詰めということもあり、Dさんにはいろんな人からの審査依頼が集まります。もちろんDさんは審査だけが仕事ではありませんので、時間がかかりそうです…
Dさん、審査依頼があり、そちらをお願いしたいのですが…
俺は忙しいんだよ、審査も溜まってるし後で見るから待ってろ！
ここまで来るとDさんは本当に忙しそうです。
でも、ここで引き下がってはいけません。何とか粘りましょう。
お忙しいのは重々承知しておりますが…お客様への回答納期がありご決裁を○○までにいただかないとならないのです…
なんだ？俺の予定を変更してお前の審査を先にしろってことか？偉くなったもんだな？
(これもうパワハラだろ…)
いや、お客様対応の為にどうしても必要で…今後は日程に余裕を持って申請しますので、どうにか審査をお願いできますでしょうか…
その通りだよ、お前がスケジュールを考えて申請すればこんなことにはならないんだよ！今回だけだからな！
(A・B・Cに言ってくれよ…)
はい！ありがとうございます！ご迷惑をお掛けしまして申し訳ありませんでした！
やれやれですね、お疲れ様でした。
まとめ
若手社員の皆さん、いかがでしたでしょうか。
ワークフローって、決裁を効率よくペーパーレスで進めるためのツールですよね。
そう思っている皆さんが絶対正しいです。
「非効率だ！」「無駄だ！」、正論です。
でも、結局こういう風になるのです。
説明紙を印刷して審査者へ持参し説明し、決裁を得るのです。
特に年齢層が高くて人ばっかり多い、古い日本企業はこの手のところが多いので、そういう企業に勤めている方は注意しましょうね！
そしてそのご家族の方。
旦那さん、奥さん、お父さん、お母さんはこうやって理不尽なことに神経をすり減らしながらお仕事を頑張っているのです。
ご自宅では優しい言葉をかけてあげましょう。(切実)
後日談
ごんさん、ご提案内容はとても良いんですが、予算がちょっと…もうひとつ別のご提案をお願いできませんか？
・・・。
(また申請取り直しかよ…)
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