紙文書は減少中!

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先日テレワーク・デイズについて記事を書きましたが、その中で顧客訪問活動について「紙を持参する機会が減った」と記載しました。
「ペーパーレス化」が叫ばれて久しいですが、 “紙媒体”を印刷する機器はどうなのか気になって確認してみました。皆さんの勤務先では印刷機はどのくらいありますか?

機器の集約化

昔の勤務先を思い返して見ると、島(8人分くらいの席のかたまり)に1台プリンタがあって(もちろんモノクロ)、コピー機が数台ありFAXが並んでいる、そんな環境だったように思います。ただ、今の勤務先を見回すとFAXはもちろん、プリンタすらありません。コピー機が数台あるだけです。そのコピー機が機能を複合しており、FAXやプリンタ、スキャナとして活躍しています。
MFP(Multi Function Printer)と呼ばれているようですね。
私の勤務先では、約50人くらいに1台の割合でMFPが設置されています。しかし、私を含め周りのメンバーにヒヤリングすると、印刷やコピーはほぼせずにスキャナ業務使用が多いことがわかりました。
やはり、紙で出力する機会は確実に減っていますね。ちょっと前に見られた、メールを全部印刷して読んでいるベテラン社員もめっきり見かけなくなりました(笑) これだけ印刷する機会が減れば、機器を減らしても問題なさそうです。スペースも目に見えないコストがかかっていますから、機器集約でスペースを空けるだけでもコスト削減ができていると言えますね。

機器のコスト

では、スペースなどのコストはさておき、目に見えるコストとしてそのMFPはどのくらい費用がかかるものなのでしょうか。これまた経理に聞いてみました。(仕事しろ、って感じですね)
カタログでは200~300万円くらいの機器がフロアに数台並んでいますが、かなり値段は崩れているようです。具体的な数字は控えますが、定価の半分以下で導入しているようです。これで儲かるんでしょうか…
さらに経理に突っ込んでみると、月々の経費が保守料金としてかかるとのこと。保守費用が従量課金になっているようです。
1枚あたりの単価が決まっており、使った分だけ請求されます。1枚1円で1,000枚使ったら、ひと月1,000円ですね。経理や総務が”印刷枚数を控えるように!”というのも頷けます。
ただ、保守費用とするならば印刷枚数は関係なく定額であるべきかと思いますが…これがビジネスモデルなのでしょう。
そうするとなおさら「働き方改革」による紙使用減は事務機メーカーさんにとっては逆風なのではないかと思われます。
いずれにしても、機器代(リース代)+従量課金分が1ヶ月の使用料金となるようです。

今後のドキュメントはどうなるか

最近はセブンイレブンなどのコンビニにあるマルチコピー機を使うと外出先でも簡単に印刷ができてしまいます。
そもそも紙のドキュメントの需要が減りつつある今、コンビニなどのサービスを利用すれば十分賄えると言えるでしょう。
ゼロにはならないでしょうが、MFPなどの出力機器を購入するようなスタイルは減り、サービス利用のスタイルが増えていきそうですね。
これ、よく考えるとPCのソフトウェアなどがパッケージ形態から利用料形態に変化しつつあるスタイルとリンクしている気がします。
アセット(資産)を持たずサービス利用でビジネスを進めるスタイルが今後増えていきそうですね。

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